Freelances, comment gérer le recouvrement d'une facture impayée ?

C’est une situation qui peut désemparer : Le délai de paiement de votre facture est dépassé. Vous vous demandez quoi faire ? Par où commencer ? Que dire à votre client ?

En tant que freelance, le recouvrement d'une facture impayée peut sembler trop chronophage, trop complexe. L’idée d’entrer dans des procédures juridiques suffit parfois à elle seule à décourager d’engager des démarches. Plutôt que de dépenser du temps et de l'énergie à chercher à recouvrer leur argent, on peut être tenté d'abandonner pour se concentrer sur ses autres missions.

Pourtant chaque année, on compte 56 Milliards d'euros d'impayés en France, soit 2,5% du PIB ! C’est une perte considérable pour les indépendants et les entreprises, et cela peut avoir de lourdes conséquences.

Pour vous aider à aborder ce genre de situation avec plus de sérénité, nous vous donnons dans cet article nos conseils pour gérer une situation de facture impayée. Nous détaillerons notamment les étapes du processus de recouvrement d'une créance quand on est indépendant, de la relance informelle à la procédure judiciaire.

Plan de l'article :

1. Démarrer les relances auprès de votre client
2. La phase amiable : Officialiser le recouvrement de votre facture impayée
- Quelques règles simples en matière de relance de factures
- L'action d'un prestataire externe : solution de recouvrement, avocat
3. La phase judiciaire : Renforcer le recouvrement

Démarrer les relances auprès de votre client

Officiellement, vous êtes en impayé lorsque le délai de paiement de votre facture est écoulé et que vous n'avez toujours pas reçu les fonds sur votre compte bancaire de la part de votre client.

Dans le cas où vous n’auriez pas indiqué de délai de paiement, il faut prendre le délai de base en France qui est de 30 jours.

Dans ce genre de situation, il est conseillé de garder un maximum de contacts oraux puis de systématiquement faire un écrit pour résumer les échanges. Par exemple, suite à un échange téléphonique, tout simplement faire un récapitulatif de ce que vous vous êtes dit avec votre client : "Suite à notre appel, je prends bonne note qu'il y a eu un oubli du règlement de ma facture et que vous allez déclencher le paiement dès aujourd'hui."

Un simple coup de fil peut dissiper un malentendu en quelques secondes seulement. Là où un email peut paraître froid et s’avérer, au final, contre-productif.

Votre logiciel de facturation vous permet généralement de suivre efficacement les délais de paiement de vos factures, ainsi que les relances concernant les impayés. Si vous n’en possédez pas, vous pouvez créer un suivi : un tableau simple avec les types de relances et les dates. Cela vous permettra de suivre le nombre de relances effectuées avant le paiement.

👉 Si vous ne savez pas quel logiciel choisir, voici un guide/comparatif des logiciels de facturation qui vous permettra de savoir lequel correspond à vos besoins.

DOs and DON'Ts

✅ Ce qu'il faut faire
✔︎ Rester cordial et professionnel
✔︎ Relancer votre client régulièrement en étant concis et précis
✔ Se donner une limite du nombre de relances : 3 relances est un bon chiffre (par téléphone et avec à chaque fois un mail pour résumer les échanges) avant de passer aux étapes suivantes (voir plus bas)

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D’autres indépendants peuvent également vous aider et vous permettre d’y voir plus clair dans ce genre de situation. N’hésitez pas à solliciter les membres de la communauté sur le Slack Wemind.

Si ces premières relances ne donnent pas de résultat. Vous pouvez entrer dans des démarches plus formelles et structurées pour obtenir le recouvrement de vos créances. Regardons ça dans le détail.

La phase amiable : Officialiser le recouvrement de votre facture impayée

Afin d'entrer dans une phase de relances formelles et structurées, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes. Cela inscrira votre démarche dans une suite d'étapes coordonnées et donnera du poids à vos relances.

1. Déterminer un planning des relances.

- 1ère relance huit jours après la date d’échéance de la facture
- 2ème relance quinze jours après la date d’échéance de la facture
- 3ème relance un mois après la date d’échéance de la facture : mise en demeure avec accusé de réception

2. Graduer le contenu des relances et alterner, si possible, appels téléphoniques et envois de mails et/ou de courriers.

3. Ne pas omettre de réclamer, outre le montant principal de la facture, les sommes éventuellement prévues contractuellement en cas de retard de paiement telles que :

- Les intérêts conventionnels de retard (les intérêts de retard au taux légal sont acquis de droit)
- L’indemnité forfaitaire de recouvrement
- La clause pénale

4. Confirmer toujours par un écrit (courriel) le contenu des échanges verbaux ou des entrevues avec les débiteurs

Exemple : promesse de paiement, accord de règlement en plusieurs mensualités, réunion organisée afin de solutionner un litige...

5. Ne jamais laisser sans réponse un courrier de contestation. Une réponse circonstanciée doit y être impérativement apportée par mail ou courrier (de préférence recommandé).

À défaut, dans l’éventualité où le recouvrement de la créance nécessiterait d’engager une procédure judiciaire, le fait de ne pouvoir rapporter la preuve d’une réponse à un litige invoqué par le débiteur peut être considéré comme une reconnaissance et une acceptation du différend.

6. Au terme du processus de relance (soit une semaine après une mise en demeure restée sans effet) transmettre le dossier à un prestataire externe

Le temps est un ennemi en matière de recouvrement. Différer cette transmission réduit les chances d’un recouvrement rapide.

DOs and DON'Ts

✅ Ce qu'il faut faire
✔ ︎Faire le suivi des relances réalisées pour une facture impayée
✔ Indiquer des échéances précises à votre client
✔ Transmettre votre dossier pour recouvrement à un prestataire tiers dès que votre planning de relance est terminé

❌ Ce qu'il faut éviter
✘ Laisser le temps passer : Suivez de manière précise vos relances et rappels afin de savoir à quelle date vous pourrez passer la main à un prestataire externe
✘ Laisser son client donner des dates : C'est à vous de décider des échéances de paiement de votre facture

Déléguer le recouvrement de votre facture à un prestataire externe

Bien qu'il soit conseillé d'essayer au maximum de trouver une solution amiable avec son client, il arrive qu'on ne puisse pas réussir seul à recouvrer ses créances. Dans ce cas, vous pouvez déléguer le recouvrement de votre facture à un prestataire spécialisé comme une solution de recouvrement ou un avocat.

Les solutions de recouvrement sont spécialisées dans le recouvrement de factures impayées pour le compte de freelances et d'entreprises. Ils ont des méthodes et des process bien rodés pour maximiser leur efficacité.

Le plus souvent elles fonctionnent à la commission en cas de succès : elles prélèvent un pourcentage des sommes qu’elles arrivent à récupérer. Par exemple, si la commission est de 15% et que 1.000€ sont recouvrés, vous paierez une commission de 150€.

Dans la phase amiable, un avocat suivra le même mode opératoire qu’une solution de recouvrement mais ne se rémunérera pas de la même façon. En général, dans le cadre d'un recouvrement, l'avocat facture des honoraires pour les démarches amiables (envois de courriers et de mails, appels, frais d'envoi des courriers) mais ne se rémunérera pas sous forme de commission en cas de succès.

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En tant que membre Wemind, vous bénéficier d’une offre préférentielle si vous souhaitez déléguer le recouvrement de vos factures impayées à notre partenaire Rubypayeur, spécialiste du recouvrement. Ce dernier entame toutes les démarches de recouvrement amiable pour vous en contrepartie d’une commission de 8% sur les sommes récupérées.

Si la phase amiable ne donne rien et que vous souhaitez poursuivre les démarches, vous pouvez alors enchaîner sur une procédure judiciaire. Cela signifie que c'est une décision de justice qui permettra de trancher et de mettre fin au litige. Retrouvez dans la partie ci-après les étapes de la phase judiciaire.

La phase judiciaire : Renforcer le recouvrement de votre impayé

3 procédures différentes peuvent être mises en place dans le cadre d’une phase judiciaire du recouvrement :

• L'injonction de payer
• L'assignation au fond
• Le référé-provision

La procédure de recouvrement judiciaire consiste à saisir le Tribunal de commerce compétent dans le but d'obtenir un acte juridique qui constate la créance et permet de récupérer les fonds.

💡Le Tribunal de commerce compétent est celui où se situe l'établissement de la société débitrice (pour une personne morale) ou celui où se situe la résidence du débiteur (pour une personne physique).

Avant de démarrer votre action en judiciaire, réunissez bien tous les documents qui constituent des éléments de preuves de l'existence de la créance : contrat(s) signé(s), devis signé(s), factures, échanges avec le débiteur (mails, courriers, mise en demeure de payer etc.)

L'injonction de payer

L'injonction de payer est une procédure gratuite pour les créances jusqu'à 10 000€. Elle est accessible à toute personne ou entreprise. Le recours à un avocat est facultatif. Elle permet de passer par un juge ou par un huissier pour récupérer une dette.

Les étapes de l'injonction de payer :

1. Vous constituez votre dossier avec le montant de la créance
2. Vous remplissez le formulaire à adresser au Tribunal judiciaire : voir le formulaire de Demande en injonction de payer devant le président du tribunal judiciaire. Les frais de greffe sont de 39 €
   
   💡 Lorsque vous remplissez le formulaire, n'oubliez pas de demander que le débiteur prenne en charge des frais de recouvrement (frais de timbre fiscal, frais de greffe, frais de signification par huissier, et frais d'avocat s'il y en a).
   
3. Le tribunal vous donne une réponse :
   ✔︎ Favorable - Le juge rend une « ordonnance portant injonction de payer » pour la somme qu'il retient. Cela signifie que, au vu des éléments de votre dossier, le juge vous donne raisonou
   ✗ Défavorable - Le juge rejette votre demande. Vous pouvez alors vous tourner si vous le souhaitez vers une procédure judiciaire classique
4. En cas de réponse favorable, c'est à vous de transmettre l'ordonnance d'injonction de payer au débiteur par huissier de justice, à vos frais. Concrètement, l'huissier va informer votre débiteur de la décision du juge et lui demandera d'effectuer le règlement qu'il vous doit.
5. Suite à la réception du courrier de l'huissier, votre débiteur dispose d'un délai d'1 mois pour contester la décision du juge.
   ✔︎ Si le débiteur ne conteste pas l'injonction de payer à l'expiration du délai d'1 mois, le créancier peut demander au greffe d'apposer la formule exécutoire sur l'ordonnance. Celle-ci possède alors valeur de jugement. Pour faire exécuter l'ordonnance, vous devez vous adresser à un huissier de justice.
   ✗ Si le débiteur conteste l'injonction de payer, le tribunal convoque alors les parties. Après avoir tenté de les concilier, un jugement est rendu. Il appartiendra au juge de confirmer ou d'infirmer l'ordonnance. La procédure deviendra alors contradictoire : les parties devront soumettre leurs arguments et leurs preuves devant le juge.

Avantages et limites de l'injonction de payer
➕ C’est la procédure de recouvrement judiciaire la plus rapide : Obtention du titre exécutoire rapidement.
➕ C’est la procédure la moins coûteuse.
➕ Le jugement du débiteur est donné "sur pièces", c'est-à-dire sans avoir besoin de convoquer les parties au tribunal.

➖ Votre dossier doit être solide, à défaut il sera facilement contestable par votre débiteur qui s'opposera à l'ordonnance du juge. Nous vous conseillons de présenter un dossier complet qui prouve l'existence de façon certaine de votre créance : contrat signé, devis signé, cahier des charges, CGV signées, factures, échanges qui prouvent l'accord du client concernant le prix etc...
➖ Cette procédure n'est pas adaptée aux créances d'un montant important.

Retrouvez les détails de la procédure en injonction de payer directement sur le site du Service Public : Injonction de payer - Recouvrement de créances

L'assignation au fond

C'est la procédure de recouvrement de créance la plus utilisée dans le cas d'impayés. À l'instar de la procédure d'injonction de payer, la représentation par un avocat n'est pas obligatoire. Si vous ne souhaitez pas être représenté, vous devrez préparer et plaider seul votre dossier.

Les étapes de l'assignation au fond (si vous décidez de plaider seul) :

1. Il faut tout d'abord préparer l'assignation. Retrouvez sur le site d'Infogreffe la marche à suivre : L'assignation en paiement au fond
2. Vous déposez votre projet d'assignation au greffe et vous payez le timbre fiscal (35 €) ainsi que les frais de greffe (82,17 €)
3. Vous délivrez l'assignation au débiteur par huissier au moins 15 jours avant la date de l'audience.
4. L’affaire est inscrite au rôle général par le greffier, il s'agit de l'enrôlement, à la date d'audience figurant dans l'assignation.
5. Vous devez "placer" (déposer) l'assignation, c'est-à-dire que vous devez déposer au greffe du Tribunal de commerce le second original de l'assignation dans un délai de 8 jours maximum avant la date d'audience.
   Ensuite, le défendeur (débiteur) peut répondre à cette assignation sous forme de conclusions auxquelles le créancier (vous) peut répondre à son tour.
6. Lors de l'audience, les parties plaident leurs causes devant le président du Tribunal de commerce.
7. Le jugement du Tribunal de commerce vous est envoyé par courrier. Plusieurs issues possibles :
   ➤ Le jugement vous a donné un titre exécutoire : Cela signifie que le juge rend une décision favorable pour vous. Vous pouvez alors "signifier l'exécution du titre" par huissier au débiteur. Sachez toutefois que ce dernier peut interjeter appel de la décision.
   ➤ Le jugement ne vous a pas donné de titre exécutoire : Le jugement peut tout de même obtenir la formule exécutoire si le débiteur ne fait pas appel de la décision dans le délai imparti (un mois à compter de la signification par huissier). Passé ce délai, vous pouvez demander l'exécution (pure et simple, ou forcée) du jugement au débiteur.
   ➤ En cas de rejet de la demande de paiement : Vous avez 1 mois à compter de la signification par huissier pour faire appel de la décision. Ce délai est très court, il faut être très réactif.

Avantages et limites de l'assignation au fond :
➕ En cas de titre exécutoire délivré et une fois le délai de recours expiré pour le débiteur, la décision devient définitive (titre exécutoire définitif).

➖ Procédure plus longue que l'injonction de payer, surtout si le débiteur conteste la décision rendue, s'engage alors une procédure contradictoire dite « au fond ».
➖ Le coût de la procédure (82,17 € pour deux parties + 36 € timbre fiscal + frais d'huissier).

Comment suivre votre dossier ?

💡 Vous avez la possibilité de consulter l'état d'avancement de votre dossier sur Justice - Mon espace. Cela est possible à la condition d'avoir consenti à la dématérialisation de votre dossier (via un formulaire accessible sur votre espace justice.fr).

Le référé-provision

Les étapes du référé-provision (si vous décidez de plaider seul) :

1. Il faut tout d'abord préparer l'assignation. Retrouvez sur le site d'Infogreffe la marche à suivre : Le référé provision
2. La procédure de dépôt de projet d'assignation et de délivrance de l'assignation par huissier de justice est la même que pour l'assignation au fond. Idem pour ce qui concerne les plaidoiries devant le président du Tribunal de commerce.
3. Si le juge reconnaît la créance, il rend une ordonnance dite exécutoire de plein droit à titre provisoire c'est-à-dire que vous pouvez demander l'exécution immédiate de l'ordonnance. Le créancier peut faire exécuter l'ordonnance malgré les éventuelles voies de recours du débiteur, autrement dit que le débiteur fasse appel ou pas. Il revient à un huissier de justice de signifier l'ordonnance au débiteur.

💡 En pratique, il est plus prudent d'attendre que le délai de 15 jours dont dispose le défendeur pour faire appel de la décision soit épuisé, avant de demander l'exécution de l'ordonnance (pure et simple ou forcée) au débiteur.

Si le juge rejette la demande du créancier, ce dernier a deux possibilités :
- soit il fait appel de l'ordonnance, pour cela il a un délai de 15 jours à compter de la signification par l'huissier.
- soit il assigne le débiteur en paiement au fond.

Avantages et limites du référé-provision :
➕ La rapidité de la procédure
➕ L'efficacité de la procédure : l'ordonnance de référé est "exécutoire à titre provisoire" même en cas d’appel (sauf exception) après signification par huissier, donc peu de temps après l’obtention du titre.
En effet, l'avantage indéniable de cette procédure réside dans le fait que, une fois la créance prouvée, le débiteur doit payer immédiatement cette dernière, même dans le cas où il souhaiterait faire appel de la décision : ordonnance exécutoire "par provision".

➖ Le coût de la procédure

🌹 Wemind vous aide
En tant que membre Wemind, vous bénéficiez d’une réduction de 20% sur les frais juridiques lorsque vous déléguez le recouvrement de vos factures à Rubypayeur. Retrouvez l'offre complète dans votre Comité d'entreprise.

Nous avons vu que différentes procédures vous sont offertes si vous êtes dans le cas d'une facture impayée.

Les procédures de recouvrement judiciaire sont plus ou moins longues et coûteuses mais leur avantage résulte dans le fait que votre créance sera reconnue par le juge et signifiée au débiteur par huissier.

Compte tenu du coût que ces procédures peuvent atteindre, les sommes à recouvrer doivent être d'un montant assez conséquent pour justifier le recours à ces dernières.

Pour les trois procédures évoquées, la représentation par avocat n'est pas obligatoire. Toutefois, si le côté administratif et technique de la procédure vous effraye, vous avez la possibilité de vous faire représenter par un avocat qui entreprendra pour vous toutes les démarches, ou bien de passer par une société de recouvrement.

Enfin, décider de recourir à une procédure judiciaire, c'est entrer directement en conflit avec son client et cela aura pour conséquence de mettre fin à toute relation commerciale avec ce dernier.

Le meilleur conseil : anticiper c’est se protéger

Connaître les différents recours et les procédures qui sont à votre disposition en cas de facture impayée est utile pour ne pas paniquer lorsque ce genre de situation arrive. Cependant le meilleur conseil que l’on peut donner est d’anticiper pour se protéger.

Car, finalement, la meilleure des situations possible reste celle où l'on effectue le moins de procédures, qu'elles soient informelles, amiables ou judiciaires. Pour cela, il est essentiel de cadrer avec précision vos missions. Que ce soit au niveau des attentes de votre client : les étapes de la mission, les livrables, les dates clés ; comme des vôtres en termes de conditions de règlements.